Akselerasi Perjalanan Migrasi & Modernisasi Anda Melalui EBA

Apa itu Experience Based Acceleration (EBA)?

Experience Based Acceleration (EBA) adalah metodologi transformasi yang menggunakan pendekatan praktis, tangkas, dan mendalam untuk membangun kemampuan dan mempercepat nilai bisnis. Metodologi ini berfokus pada aspek utama seperti menciptakan kemampuan organisasi dengan menghilangkan sekat-sekat serta hambatan kepemimpinan, mempercepat pencapaian hasil melalui identifikasi faktor penghambat dan penyelarasan pemangku kepentingan, dan juga pemberdayaan tim untuk membangun proses yang lebih sederhana. EBA dilaksanakan dalam bentuk acara terstruktur selama 1-3 hari yang dirancang untuk mengatasi berbagai hambatan dan mengoptimalkan kapabilitas cloud. Dampak positif dari pelaksanaan EBA mencakup penyelarasan pemangku kepentingan, percepatan penyelesaian masalah, pengambilan keputusan yang lebih baik, serta peningkatan efisiensi proses. Manfaat organisasi yang dapat dirasakan meliputi pembelajaran praktis langsung, kolaborasi lintas fungsi yang efektif, fokus pada hasil, serta peningkatan kepercayaan dan keyakinan dalam tim.

Kenapa organisasi perlu menerapkan EBA?

Pelanggan sering menghadapi berbagai tantangan yang dapat memicu kebutuhan EBA, seperti kesulitan dalam mempercepat adopsi cloud karena kurangnya pengalaman dan keahlian internal, keterbatasan dalam mengimplementasikan praktik terbaik AWS, serta kesulitan dalam mengelola transformasi digital secara efektif. Ditambah dengan kompleksitas dalam mengadopsi teknologi baru seperti containerization, serverless, atau DevOps, semua ini mendorong pelanggan untuk mempertimbangkan EBA sebagai cara untuk mempercepat perjalanan transformasi cloud mereka dengan memanfaatkan pengalaman dan panduan langsung dari tim AWS.

Organisasi sering mendapati inisiatif transformasi cloud mereka terhenti atau bergerak terlalu lambat, dengan sekitar 70% tantangan bersifat non-teknis – seperti tim yang terisolasi, resistensi budaya, dan kurangnya keahlian cloud. EBA mengatasi tantangan ini melalui pendekatan praktik langsung yang menghadirkan tim lintas fungsi untuk memberikan hasil nyata hanya dalam 3 hari, sambil secara bersamaan membangun kemampuan cloud organisasi. Metodologi ini berfokus pada pembelajaran melalui praktik, di mana tim bekerja sama untuk melakukan migrasi atau modernisasi 3-5 aplikasi sambil mengembangkan pola yang dapat diulang dan cara kerja baru. Dengan menggabungkan eksekusi praktis dengan transformasi organisasi, EBA membantu menghilangkan hambatan antar tim, mempercepat pengambilan keputusan, dan menciptakan momentum berkelanjutan untuk adopsi cloud yang lebih luas, yang pada akhirnya membantu organisasi mencapai tujuan strategis cloud mereka dengan lebih cepat.

Apa saja tema EBA yang dapat diterapkan?

AWS telah mengembangkan program EBA untuk menawarkan lima jenis tema yang berbeda untuk menangani berbagai tahapan dan tantangan transformasi cloud. Tema EBA biasa diasosiasikan sebagai party. Idenya adalah untuk memberi dampak positif bahwa EBA adalah hal yang menyenangkan bukan memberi beban tambahan pada customer. Berikut merupakan beberapa jenis EBA yang biasa diterapkan pada pelanggan:

1. Platform Party

   EBA Platform Party merupakan inisiatif yang ditujukan untuk pelanggan yang mengalami kendala dalam proses migrasi dan membutuhkan percepatan serta kejelasan dalam persiapannya, dengan sponsorship dari CIO/Head of IT dan melibatkan partisipasi dari tim Infrastruktur, Security, Operations, dan Aplikasi. Program ini memiliki target implementasi Landing Zone, struktur multi akun, memvalidasi desain Landing Zone beserta guardrails dan kebijakannya untuk memastikan kepatuhan, serta melakukan migrasi aplikasi non production untuk menguji kontrol keamanan dan prosedur operasional. AWS Landing Zone merupakan fondasi dasar dan menjadi solusi yang menyediakan kerangka kerja dasar untuk membangun lingkungan AWS multi akun yang aman dan terkelola. Ini merupakan blueprint yang mencakup struktur akun terorganisir, konfigurasi keamanan terpusat, manajemen identitas (IAM), pengaturan jaringan standar, serta sistem monitoring dan logging yang terpusat. Dengan menggunakan AWS Landing Zone, organisasi dapat mempercepat adopsi AWS sambil memastikan praktik keamanan dan tata kelola yang baik, serta mengurangi risiko kesalahan konfigurasi dalam pengelolaan sumber daya AWS skala besar. Layanan AWS yang digunakan adalah: AWS IAM Identity & Access Management (IAM) dan AWS Organizations.

2. Migration Party

   EBA Migration Party adalah program yang ditargetkan untuk pelanggan yang sedang dalam mode migrasi namun membutuhkan pengembangan dan percepatan kapabilitas migrasi mereka yang mengalami perlambatan. Pada umumnya perlu dukungan dari CIO, Head of IT, atau Business Unit head serta melibatkan partisipasi dari team aplikasi, infrastruktur dan security. Program ini memiliki target seperti mempercepat pelaksanaan aktivitas migrasi, validasi proses, dan dokumentasi, serta membangun pola migrasi/runbook untuk akselerasi migrasi, menetapkan tata kelola, dan mengembangkan pipeline untuk kandidat migrasi dan otomatisasi. Layanan AWS yang digunakan adalah: AWS Application Migration Service, AWS Database Migration Service (AWS DMS), dan AWS Schema Conversion Tool (AWS SCT).

3. Modernization Party

   EBA Modernization Party merupakan program yang ditujukan untuk pelanggan yang membutuhkan panduan dan pendampingan dalam modernisasi di AWS. Pelanggan dapat mencari potensi penghematan biaya dan peningkatan kelincahan bisnis dengan waktu ke pasar yang lebih cepat. Pada umumnya perlu dukungan dari DevOps Head dan Analytics Head serta partisipasi dari tim DevOps, aplikasi dan infrastruktur, serta tim Data Analytics. Program ini memiliki target seperti memodernisasi aplikasi MVP (Minimum Viable Product) yang terpilih, melakukan enablement teknis modernisasi dan arsitektur modern, mengembangkan dan menetapkan runbook untuk aplikasi MVP, serta mengembangkan Test Cases untuk aplikasi MVP. Layanan AWS yang digunakan adalah: AWS Lambda, Amazon SageMaker, Amazon Elastic Kubernetes Service (Amazon EKS), dan Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS).

4. FinOps Party

   EBA FinOps Party adalah program yang ditujukan untuk pelanggan yang khawatir dengan peningkatan signifikan dalam pengeluaran bulanan dan perlu melihat lebih lanjut secara transparan biaya workload (berukuran besar) yang telah dimigrasikan, dengan sponsorship dari CFO / IT FinOps Head dan CCoE Head serta melibatkan partisipasi dari tim DevOps, tim aplikasi dan infrastruktur, dan tim Data Analytics. Program ini memiliki target seperti membangun praktik terbaik Cloud Financial Management (CFM) dengan menerapkan dan menggunakan dashboard yang berfokus pada biaya dan penggunaan, serta melaksanakan rekomendasi optimasi biaya untuk menghasilkan penghematan dan mendorong kesadaran biaya. Layanan AWS yang digunakan adalah: AWS Cost Explorer, AWS Trusted Advisor, dan Compute Saving Plans and Reserved Instances.

5. Innovation / GenAI Party

   Innovation EBA (AI/ML-GenAI) adalah merupakan program yang ditujukan untuk pelanggan untuk membantu organisasi membangun dan menerapkan model Artificial Intelligence / Machine Learning (AI/ML) atau solusi Generative AI menggunakan layanan AWS untuk menyelesaikan masalah bisnis tertentu. Program ini biasanya ditujukan untuk pelanggan dengan kematangan cloud yang lebih tinggi yang telah memindahkan sebagian besar data ke cloud dan ingin mempercepat adopsi AI/ML mereka. Selama EBA, tim lintas fungsi pelanggan bekerja bersama para ahli AWS untuk mengembangkan dan menguji model AI, membangun jalur yang jelas menuju penerapan produksi, membangun kemampuan MLOps, dan menciptakan blueprint untuk pengembangan kasus penggunaan AI di masa depan. Program ini menargetkan peningkatan produktivitas, peningkatan pengalaman pelanggan, optimasi proses, pertumbuhan pendapatan, dan memiliki model yang siap untuk produksi dalam waktu 90 hari setelah EBA. Beberapa referensi studi kasus penggunaan meliputi peningkatan produktivitas melalui otomatisasi AI, peningkatan pengalaman pelanggan, pembuatan konten dan wawasan, optimasi proses bisnis, serta pengembangan aplikasi GenAI. Layanan AWS yang digunakan adalah: Amazon Bedrock dan Amazon SageMaker.

Model penerapan EBA

Dalam menerapkan mekanisme akselerasi EBA, pada umumnya ada tiga jenis model penerapan:

AWS-Led EBA

Merupakan program akselerasi komprehensif yang dikembangkan oleh AWS untuk membantu organisasi mengadopsi dan mengoptimalkan layanan cloud AWS secara lebih cepat dan efektif. Program ini dirancang dengan pendekatan “learning by doing” yang unik, di mana tim organisasi tidak hanya mendapatkan pengetahuan teoretis tetapi juga langsung mempraktikkan implementasi solusi cloud dalam lingkungan nyata. Dengan dipandu oleh para ahli AWS yang berpengalaman, organisasi dapat mempercepat perjalanan transformasi digital mereka sambil menghindari kesalahan umum dan mengikuti best practices yang telah terbukti.

Program ini mengintegrasikan berbagai komponen penting seperti sesi konsultasi dengan para ahli AWS, workshop praktis untuk servis AWS tertentu yang berkaitan dengan tema EBA, dan evaluasi berkelanjutan untuk memastikan kesuksesan implementasi. Melalui EBA, organisasi dapat memperoleh manfaat dari pengalaman kolektif AWS dalam menangani berbagai kasus penggunaan cloud di berbagai industri, mengoptimalkan arsitektur sesuai dengan AWS Well-Architected Framework, dan mencapai hasil yang terukur dalam waktu yang lebih singkat. Program ini juga membantu organisasi membangun kapabilitas internal yang kuat dalam pengelolaan cloud, memastikan keberlanjutan dan kemandirian tim setelah program selesai, serta memberikan dasar yang kokoh untuk inovasi berkelanjutan di masa depan.

Partner-Led EBA

Serupa dengan program EBA yang sudah dikembangkan oleh AWS, partner dapat memanfaatkan mekanisme yang sama dalam mengakselerasi migrasi. Partner dapat mempercepat pencapaian deliverables proyek bersama pelanggan sambil membangun cara kerja yang lebih tangkas dengan tim pelanggan. Dalam prosesnya, partner juga mendapatkan kesempatan untuk meningkatkan keahlian dalam layanan AWS tertentu dan implementasi praktik terbaik. EBA juga membuka peluang untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan baru dan potensi proyek baru yang dapat ditawarkan. Yang terpenting, melalui EBA, partner dapat membangun kepercayaan yang lebih kuat dengan pelanggan, yang pada akhirnya akan menghasilkan peluang bisnis yang lebih besar di masa depan seperti mengidentifikasi cakupan layanan baru dalam jalur modernisasi bersama pelanggan dan juga meningkatkan kemahiran dalam layanan AWS modern serta praktik terbaiknya.

Customer-Led EBA

EBA yang dipimpin pelanggan merepresentasikan tahap lanjutan dari adopsi EBA di mana organisasi telah mengadopsi dan menginternalisasi metodologi EBA untuk menjalankan acara akselerasi cloud mereka sendiri dengan keterlibatan AWS/partner yang minimal. Organisasi-organisasi ini telah mengembangkan keahlian cloud internal mereka sendiri, memiliki praktisi EBA, dan menciptakan pola yang dapat diulang melalui EBA yang sebelumnya dipimpin AWS/partner, sehingga memungkinkan mereka untuk secara mandiri menjalankan inisiatif transformasi cloud mereka. Tim internal mereka telah dilatih tentang prinsip-prinsip EBA dan dapat melaksanakan proses EBA secara lengkap dari perencanaan hingga pelaksanaan, sambil mempertahankan elemen inti dari kolaborasi lintas fungsi, pembelajaran praktik langsung, dan implementasi cepat. Meskipun dukungan AWS/partner minimal dalam skenario ini, pelanggan masih memiliki akses ke sumber daya AWS untuk panduan dan dapat memanfaatkan kerangka kerja dan alat EBA yang telah mapan, menunjukkan keberhasilan utama program EBA dalam membangun kemampuan cloud organisasi yang berkelanjutan.

Apa saja yang perlu saya lakukan untuk melakukan EBA dengan baik?

Dukungan Sponsor

Sebuah EBA party harus disponsori oleh eksekutif senior. Sponsor (seperti CEO, CIO, CTO, CFO) harus memiliki wewenang untuk menjalankan inisiatif di seluruh organisasi (misalnya Transformasi Cloud). Tanpa adanya Sponsor, para peserta mungkin tidak akan bersedia memberikan usaha dan komitmen yang cukup, terlebih lagi dalam hal tindak lanjut.

Siapa yang perlu memimpin EBA

Harus ada seorang pemimpin “EBA lead” yang ditunjuk oleh sponsor EBA untuk bekerja sama dengan AWS dan partner dalam merumuskan tujuan EBA, agenda, serta mengidentifikasi peserta dan pemangku kepentingan. Sebuah EBA dipastikan akan gagal jika tidak ada penanggung jawab. Para pemimpin EBA (maksimal 2 orang) harus bertanggung jawab atas pelaksanaannya dan memastikan keselarasan hasilnya dengan tujuan bisnis.

Perlunya indikator dan ukuran keberhasilan yang jelas

Tetapkan hasil dan metrik EBA yang jelas dan selaras dengan bisnis yang akan dilacak dan dipaparkan kepada manajemen senior untuk adopsi berkelanjutan misalnya aplikasi yang akan dimigrasikan dan dimodernisasi, jumlah penghematan biaya yang ingin dicapai, penggunaan infrastructure-as-code (IAC) dalam penyediaan infrastruktur untuk meningkatkan produktivitas staf dan mengurangi kesalahan konfigurasi, dan sebagainya. Hal ini adalah hasil kerja penting dan nyata yang menghubungkan aktivitas EBA dengan tujuan bisnis. Hasil EBA harus membangun praktik-praktik yang dapat diukur, dilacak, dan dipaparkan kepada manajemen senior untuk adopsi dan perbaikan berkelanjutan. Contoh indikator ukuran keberhasilan misalnya mempercepat suatu aktivitas atau proses dari hitungan jam ke menit, atau penghematan biaya sebesar 10%, dll.

Perlu adanya tujuan yang jelas dan tugas yang terstruktur

Rumuskan agenda tema/party yang terperinci yang diterjemahkan ke dalam tujuan dan tugas-tugas yang kohesif yang diorganisir dalam kelompok kerja (workstream). Jangan berhenti sampai Anda menerjemahkan tujuan EBA ke dalam tugas-tugas, dikelompokkan ke dalam serangkaian workstream yang kohesif, diatur berdasarkan jam dan dengan pemilik tugas serta pemimpin workstream yang telah ditentukan. Tanpa struktur dan kepemilikan tugas yang jelas, tim EBA akan membuang usaha dan waktu untuk menyusun hal ini selama EBA party berlangsung. Oleh karena itu sangat direkomendasikan untuk mengatur jadwal rutin (harian/mingguan) untuk menyempurnakan tujuan, tugas-tugas, penanggung jawab, dan panduan operasional.

Tentukan berapa banyak waktu yang dibutuhkan

Berikan waktu yang cukup (minimal 3 minggu) untuk merencanakan tema/party bersama tim AWS dan partner. Hal ini untuk memastikan keselarasan di antara workstream (seperti Application Owners, Infrastructure, DevOps, tim FinOps) mengenai sasaran, tujuan, tugas, dan hasil yang diharapkan. Dalam EBA, kurangnya keselarasan di antara para pemangku kepentingan dapat menyebabkan hambatan dan masalah selama pelaksanaan yang mengakibatkan penundaan dan friksi yang tidak semestinya, dan pada akhirnya menghasilkan kegagalan.

Perlunya mengoptimalkan penggunaan sumber daya EBA

Optimalkan distribusi keterampilan lintas fungsi. Maksimalkan builder dengan keterampilan lintas bidang dengan mempertimbangkan mereka untuk peran command center. Menempatkan mereka di satu workstream-command center selama EBA bermanfaat untuk membantu workstream lain (contoh: App-2, Automation, Security, Platform) dan akan berdampak pada kemajuan secara keseluruhan. Ilustrasi workstream pada saat EBA berlangsung seperti gambar dibawah ini.

Selesaikan pekerjaan dengan cara yang menyenangkan

Jangan lupakan tema/party Anda dan tentang membuat EBA menyenangkan (misalnya bermain game Kahoot, menggunakan Cowbell untuk merayakan penyelesaian tugas). Ketika energi menurun, atau ketika kemajuan tidak berjalan sesuai harapan, masukkan aktivitas yang menyenangkan untuk menyegarkan dan membangkitkan semangat tim.

Kesalahan umum pada saat mempersiapkan atau menjalankan EBA

Berdasarkan pembelajaran EBA yang telah dilakukan baik oleh AWS/partner/customer secara global, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar EBA dapat berlangsung dengan maksimal.

1. Ketiadaan sponsor merupakan hambatan utama yang menyebabkan EBA tidak dapat dilaksanakan atau berpotensi menjadi EBA yang tidak efektif. Untuk mendapatkan dukungan lintas fungsi dari berbagai departemen, diperlukan pendekatan top-down dari C-Level atau satu tingkat di bawah C-Level.
2. Tidak disepakatinya tujuan dan sasaran pada tahap perencanaan awal EBA dapat menyebabkan kegagalan dalam pelaksanaan EBA.
3. Memastikan semua tugas persiapan telah siap adalah hal yang sangat penting, satu tugas yang tertunda dapat berdampak pada pelaksanaan EBA. Jangan memaksakan menjalankan EBA jika tugas-tugas persiapan belum selesai.
4. Menjalankan EBA tidak hanya bergantung pada satu tim, tetapi pada tim lintas fungsi seperti Tim Infrastruktur, Tim Aplikasi, Tim Basis Data, Tim Keamanan, dan Tim DevOps. Sangat penting bagi tim-tim tersebut untuk bergabung dan berkomitmen dalam EBA.
5. Waktu persiapan untuk EBA biasanya membutuhkan 3-6 minggu. Jika waktu persiapan kurang dari 3 minggu, berpotensi akan melewatkan beberapa hal penting yang diperlukan selama tahap persiapan.

Apakah ada cerita sukses customer yang sudah menerapkan EBA di Indonesia?

Ada banyak sekali pelanggan di Indonesia yang sudah menerapkan EBA dan memperoleh manfaat nyata dalam mempercepat adopsi Cloud. Sebagai contoh, pada tahun 2022, Telkomsel menjalankan program EBA untuk memfasilitasi migrasi beberapa aplikasi ke lingkungan produksi sekaligus meningkatkan kapabilitas dalam tata kelola Cloud yang baik. Kesuksesan berlanjut ditahun 2023, dimana Telkomsel kembali melaksanakan EBA dengan fokus pada aplikasi Big Data dan analytics. Pencapaian-pencapaian ini kemudian didokumentasikan dan dipublikasikan dalam AWS case studies sebagai referensi keberhasilan implementasi Cloud.

Wujudkan percepatan transformasi digital bersama AWS

Sebagai penutup berikut beberapa manfaat dalam menerapkan mekanisme EBA.

1. Mempercepat transformasi digital dan adopsi cloud dengan pendekatan praktis yang dapat memberikan hasil nyata dalam waktu 3 hari melalui metodologi “learning by doing“.
2. Menghilangkan hambatan organisasi dan meningkatkan kolaborasi lintas fungsi antara tim Infrastruktur, Security, Operations, dan Aplikasi untuk hasil yang lebih efektif.
3. Meningkatkan pengambilan keputusan dan tata kelola yang lebih baik melalui penyelarasan pemangku kepentingan dan metrik keberhasilan yang jelas.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang EBA? Atau ingin mendiskusikan bagaimana EBA dapat mendukung transformasi digital perusahaan Anda? Jangan ragu untuk menghubungi tim kami di eba-id@amazon.id.